Herramienta
Un mes de conciliación, de punta a punta
Cuántas liquidaciones entran por mes, cuántos minutos lleva cada una, cuánto cuesta la hora de quien concilia, qué porcentaje queda con una diferencia sin explicar y cuánto cuesta encontrarla. Abajo, el mismo mes con un agente: dónde va, qué hace en cada paso y qué queda para una persona.
Un mes de conciliación, de punta a punta
- lo hace el agente
- lo hace una persona
- siempre una persona
los pasos del cierre
- Bajar los tres archivos del mesProcesador
Entra a cada portal, baja la liquidación y el extracto, exporta los cupones y los deja en el mismo formato todos los meses.
- Cruzar las tres fuentesERP
Empareja cupón, liquidación y extracto por número de autorización y fecha, y deja conciliado todo lo que cierra solo.
- Clasificar cada diferenciaERP
Ubica cada diferencia en una de las cinco causas conocidas (arancel, cuotas, contracargo, retención, fecha) y adjunta la evidencia que sostiene esa clasificación.
- Buscar el comprobante que la explicaCupones
Va a buscar el cupón original, la nota de crédito o el movimiento bancario, en vez de que alguien lo busque a mano.
- Proponer el asientoERP
Deja el asiento armado contra la cuenta que corresponde, listo para que alguien lo apruebe.
- Redactar el reclamo al procesadorProcesador
Escribe el reclamo con el detalle de la operación y la evidencia adjunta, que es lo que hoy no se hace por falta de tiempo.
- Aceptar, reclamar o ajustarERP
Lo decide una persona, pero sobre diferencias ya explicadas y con el reclamo escrito. Deja de ser un proyecto y pasa a ser un sí o un no.
Hoy son 70 horas por mes y 12 diferencias que se cierran mal. Entre el tiempo y las correcciones, USD 1.320 por mes.
Con el agente tomando 6 de los 6 pasos, quedan 4 horas y USD 66.
La diferencia son USD 1.254 por mes, USD 15.048 por año.
Y el 36% de esa diferencia no es tiempo: son las diferencias mal cerradas que dejan de llegar al balance.
De lo que todavía hace una persona, el paso que más pesa es: Aceptar, reclamar o ajustar.
Los cinco números los ponés vos. El reparto de minutos entre pasos es nuestro, sacado de cómo se hace a mano. El supuesto del cálculo, que conviene discutir: el error que nace de cruzar a mano baja en la misma proporción en que ese cruce deja de ser manual.
Este objeto es la mitad interactiva de un artículo: Conciliar tarjetas: tres documentos, cuatro pantallas y un cierre que no espera