Herramienta
Un alta de proveedor, de punta a punta
Cuántas altas hay por mes, cuántos minutos lleva cada una de punta a punta, cuánto cuesta la hora de quien la gestiona, qué porcentaje queda incompleto y cuánto cuesta volver atrás. Abajo, la misma alta con un agente: dónde va, qué hace en cada paso y qué queda para una persona.
Un alta de proveedor, de punta a punta
- lo hace el agente
- lo hace una persona
- siempre una persona
los pasos del alta
- Recibir los documentos y acusarPortal o correo
Los recibe por donde el proveedor los manda, correo incluido, y confirma qué llegó y qué falta en el momento.
- Verificar formato y vigenciaPortal o correo
Revisa que cada documento sea del tipo pedido, esté completo, tenga la firma donde va y no esté vencido, y devuelve todas las observaciones juntas.
- Cruzar datos entre documentosPortal o correo
Comprueba que razón social, número fiscal y domicilio digan lo mismo en los diez, que es lo que una persona no detecta porque mira uno por vez.
- Validar el número fiscal contra el padrónPadrón fiscal
Consulta el padrón y confirma que la condición declarada es la real, antes de que el expediente avance.
- Archivar el expedienteExpediente
Guarda cada documento en la carpeta y con el nombre que la empresa usa, para que aparezca cuando haga falta.
- Dar de alta en el maestroMaestro ERP
Escribe el proveedor en el sistema con los datos ya validados, por el mismo camino que usan las altas de siempre.
- Vigilar los vencimientosExpediente
Mira todas las fechas todos los días y pide la renovación antes de que venza, que es la tarea que nadie hace a mano.
- Aceptar una excepciónMaestro ERP
El proveedor del exterior sin el certificado local, la sociedad en formación. Decide el área responsable, sobre un expediente ya depurado.
Hoy son 70 horas por mes y 12 altas que quedan con algo mal. Entre el tiempo y lo que cuesta descubrirlo después, USD 1.320 por mes.
Con el agente tomando 7 de los 7 pasos, quedan 4 horas y USD 66.
La diferencia son USD 1.254 por mes, USD 15.048 por año.
Y el 36% de esa diferencia no es tiempo: son los proveedores dados de alta con un documento vencido o un dato que no coincide.
De lo que todavía hace una persona, el paso que más pesa es: Aceptar una excepción.
Los cinco números los ponés vos. El reparto de minutos entre pasos es nuestro, sacado de cómo se hace a mano. El supuesto del cálculo: el error que nace de revisar documentos de a uno y tarde baja en la misma proporción en que esa revisión deja de ser manual.
Este objeto es la mitad interactiva de un artículo: Dar de alta un proveedor: diez documentos, cuatro áreas y nadie mirando el reloj