Uma falta com atestado médico passa por quatro sistemas e uma só pessoa

Alguém não vem trabalhar e manda uma mensagem às sete da manhã. A partir daí começa um percurso que quase ninguém desenhou inteiro.

A mensagem chega no WhatsApp. Alguém lê e lança no sistema de presença. Depois pede o atestado. O atestado chega como foto, dois dias depois, e alguém precisa olhar para ver o que diz. Precisa ser salvo no Drive, na pasta do funcionário, com o nome que se usa naquela empresa. Se a falta é longa ou repetida, é preciso combinar que o médico da empresa visite e constate. E no fim do mês tudo isso precisa chegar à folha de pagamento com o lançamento certo e no período certo.

Quatro sistemas, uma ligação, e uma só pessoa sustentando o percurso inteiro à mão.

O custo não está no lançamento, está na passagem

Se você perguntar a essa pessoa quanto tempo leva, ela vai responder com os minutos de lançar a novidade. São poucos e não é aí que está o problema.

O problema é que o dado muda de sistema cinco vezes e nenhum dos cinco fica sabendo sozinho. Cada passagem é feita por uma pessoa que olha uma tela e digita em outra.

É aí que nascem os erros, e não são erros exóticos: a falta que ficou lançada mas não chegou à folha, o atestado que cobria três dias e foi lançado como um, o arquivo salvo com um nome que ninguém vai achar de novo, a visita médica combinada por telefone e registrada em lugar nenhum.

E um detalhe faz esses erros custarem diferente dos outros: a maioria é descoberta no contracheque. Ou seja, é descoberta quando a pessoa recebe, com o erro já pago, e a correção custa um acerto, uma conversa desconfortável e, em muitos acordos, uma diferença que se paga do mesmo jeito.

O mesmo caso, hoje e com um agente

Abaixo está o percurso completo, duas vezes. Em cima, como funciona hoje: uma pessoa indo de um sistema ao seguinte, um por vez. Embaixo, o agente por baixo de todos os sistemas, alcançando todos ao mesmo tempo.

Os passos podem ser desligados um a um, para ver o que acontece quando um deles fica com uma pessoa.

O movimento que vale fazer é desligar um passo do meio, por exemplo a leitura do atestado, e olhar o que acontece. O tempo cai pouco. Os erros não caem, porque a passagem continua manual. É isso que explica por que automatizar metade de um processo rende muito menos do que promete.

Este objeto também tem página própria, caso queira mandar só ela.

O que o agente faz que uma pessoa não consegue

Vale parar em três coisas, porque são as que mudam o resultado e não são óbvias.

Faz várias ao mesmo tempo. Enquanto espera o atestado de uma falta, lança a novidade de outra e combina a visita de uma terceira. Uma pessoa faz uma coisa por vez, e o percurso é longo justamente por ser serial.

Lê o atestado. A foto tirada às pressas contra a parede do consultório é um documento, e um agente consegue extrair dali a data, os dias indicados, o profissional e o número do registro. E consegue dizer na hora que a imagem está cortada, que é quando dizer isso serve. Hoje isso é descoberto semanas depois, quando alguém vai buscar o atestado para justificar um desconto já aplicado.

Fala fora do chat. Combinar a visita do médico da empresa não é uma integração com sistema: é escrever ou ligar, passar o endereço, acertar uma faixa e depois registrar o que foi constatado. Um agente faz isso em linguagem natural, e é o passo que na maioria das operações não acontece, porque implica alguém pegar o telefone numa terça às nove.

O que continua sendo de uma pessoa

Uma coisa só, e vale deixar escrito antes de começar: decidir se a falta é justificada.

Essa decisão tem consequências sobre o salário de alguém e às vezes sobre a continuidade. Um sistema não a toma. O que muda é com o que ela chega a quem decide: hoje chega como uma mensagem solta às sete da manhã, e com o agente chega como um caso montado, com o atestado lido, a visita feita, o histórico do mês e a novidade já lançada.

Essa diferença é o projeto inteiro. Não se trata de tirar a pessoa: trata-se de que, quando for a vez dela decidir, tenha tudo na frente.

Como se implementa

Por trechos, e nesta ordem, que é a de menor risco primeiro.

Primeiro a leitura do aviso e o lançamento na presença, em modo rascunho: o agente monta o registro e uma pessoa confirma. Duas semanas disso bastam para ver se o formato que ele escreve é o que a folha precisa e que percentual de rascunhos é aprovado sem alteração.

Segundo o atestado completo: pedir, insistir, ler e arquivar. É o trecho que mais libera tempo e o que tem menos risco, porque um atestado mal lido é detectado olhando o arquivo que ficou ao lado.

Terceiro a folha, e vai por último de propósito. Escrever no sistema de folha é a ação mais cara de errar, então entra quando os dois trechos anteriores já têm histórico.

A combinação com o médico pode entrar em qualquer momento, porque não escreve em nenhum sistema crítico.

O que medir

Três números, e nenhum é quantas mensagens o agente respondeu.

Quantos dias passam entre a novidade acontecer e ficar registrada. Define se a planilha descreve a realidade ou a reconstrói.

Que percentual das novidades chegou à folha sem correção posterior. É o número que traduz o projeto em dinheiro, porque a correção posterior é o erro caro.

E quantos atestados ficaram arquivados com o nome e na pasta que correspondem. Parece menor até a primeira fiscalização, ou a primeira ação trabalhista, onde o arquivo que não aparece vale muito mais do que as horas economizadas arquivando.