Montar um orçamento são oito passos e sete não precisam de critério
Quanto custa orçar à mão, quanto custa o orçamento que chega em terceiro, e o que um agente faz em cada passo até o documento sair.
Cristian Pereyra
Co-fundador · Engenharia
Entra um pedido de orçamento numa terça às dez.
Para responder é preciso ler e ver se está completo, o que quase nunca está. É preciso escrever ao cliente pedindo o que falta. É preciso esperar. É preciso identificar a conta e achar que tabela de preços vale. Calcular quantidades e descontos. Montar o documento, enviar, anotar que foi enviado e voltar a escrever dois dias depois se não responder.
Oito passos. Sete não precisam de critério nenhum.
O custo não é montar o documento, é chegar em terceiro
O trabalho próprio de um orçamento é limitado e quase todo mundo faz rápido.
A demora está em outro lugar, e é um lugar incômodo: a repergunta. O pedido chegou sem um dado, alguém escreve para pedir, e o relógio para até o cliente responder. Esse trecho não depende de você, costuma durar mais do que todo o resto junto, e começa tarde: não quando o pedido chegou, e sim quando alguém teve tempo de abrir e perceber que faltava algo.
E o custo de chegar tarde não se parece com os outros custos deste blog. Não é uma correção nem retrabalho: é um orçamento que não foi discutido. Ninguém recusou por caro. Chegou quando a conversa já tinha seguido.
O mesmo orçamento, hoje e com um agente
Um orçamento, de ponta a ponta
- quem faz é o agente
- quem faz é uma pessoa
- sempre uma pessoa
os passos do orçamento
- Ler o pedido e ver o que faltaEmail e chat
Lê o pedido assim que entra, a qualquer hora, e detecta que dado impede orçar antes de alguém abrir.
- Pedir o dado que falta na horaEmail e chat
Escreve no minuto um em vez de duas horas depois, que é o único trecho do prazo que dá para encurtar de verdade.
- Identificar a conta e sua tabelaClientes
Resolve de que conta veio e que tabela de preços vale, com a bonificação vigente.
- Calcular quantidades e descontosPreços
Aplica as regras de desconto por volume sobre o pedido inteiro, não linha a linha, que é onde os erros acontecem.
- Montar o documentoDocumento
Gera o orçamento no formato de sempre, com as condições certas e o prazo de entrega que sai do estoque.
- Enviar e registrarERP
Manda pelo canal em que o cliente escreveu e registra, com data, para o acompanhamento existir.
- Acompanhar dois dias depoisEmail e chat
Volta a escrever incorporando o que aconteceu, que é o passo abandonado quando há orçamentos novos esperando.
- Decidir o preço de exceçãoPreços
Quando o preço que sai da regra não é o que convém oferecer, quem decide é uma pessoa, com todo o resto já montado.
Hoje são 70 horas por mês e 12 orçamentos que chegam tarde ou saem errado. Entre o tempo e os que não foram discutidos, USD 1.320 por mês.
Com o agente segurando 7 dos 7 passos, sobram 4 horas e USD 66.
A diferença são USD 1.254 por mês, USD 15.048 por ano.
E 36% dessa diferença não é tempo: são os orçamentos que entraram na conversa em vez de chegar quando já havia decisão tomada.
Do que uma pessoa ainda faz, o passo que mais pesa é: Decidir o preço de exceção.
Os cinco números são seus. A divisão dos minutos entre os passos é nossa, tirada de como se faz à mão. A suposição do cálculo: o orçamento que chega tarde ou com erro cai na mesma proporção em que os passos mecânicos deixam de esperar alguém ter tempo.
Deixe ligado só o segundo passo, pedir o dado que falta na hora, e desligue todo o resto. É a implementação mais barata que existe e move o prazo mais do que acelerar o trabalho próprio, porque ataca o único trecho que realmente pesa.
Este objeto também tem página própria, caso queira mandar só ela.
O que o agente faz que uma pessoa não consegue
Lê o pedido às onze da noite. A repergunta que sai quando o pedido entra, em vez de quando alguém abre o email, tira meio dia do prazo sem ninguém trabalhar mais rápido.
Acompanha os orçamentos antigos. O acompanhamento de dois dias é exatamente o que se abandona quando há orçamentos novos esperando, e é onde está metade do fechamento.
Usa a tabela vigente e calcula o desconto sobre o pedido inteiro. Dois erros comuns, os dois por correria, os dois caros: um é descoberto quando o cliente compara e o outro quando chega a nota.
O que continua sendo de uma pessoa
Uma coisa só: o preço de exceção. Quando o preço que sai da regra não é o preço que convém oferecer, isso é critério comercial e é exatamente o trabalho pelo qual o time existe.
E o escopo quando o pedido é ambíguo. "Preciso de orçamento para 500 unidades" não diz se inclui frete, se aceita entrega parcial nem se a produção aguenta o prazo. Um agente que escolhe uma interpretação e orça sobre ela produz um orçamento rápido e errado, que é pior do que um lento.
Como se implementa
A primeira coisa é separar duas categorias com a pessoa que orça hoje: o que dá para calcular com uma regra escrita, e o que não dá. Essa conversa leva uma tarde e costuma revelar que o percentual calculável é mais alto do que o time acredita.
Depois, a ordem: detecção do que falta e repergunta primeiro, que é o mais barato e o que mais move. Montagem do documento segundo. Envio e acompanhamento terceiro.
Com o tempo, o que estava na cabeça de alguém vai sendo escrito, porque toda exceção que se repete vira uma regra. Esse é o efeito colateral mais valioso do projeto e nunca está no plano.
O que medir
O prazo, medido da entrada do pedido até a saída do orçamento, e lido por percentil e não por média. A média esconde a cauda, e o que se perde são os dez por cento mais lentos.
Que percentual dos pedidos chegou completo, que é o número que explica o prazo.
E a taxa de resposta à repergunta dentro de duas horas, que é o único trecho que não depende de você e o que mais melhora pedindo no momento certo.
Perguntas frequentes
Que parte de um orçamento um agente de IA monta?
Consegue ler o pedido e detectar o que falta, pedir esse dado na hora em vez de duas horas depois, identificar a conta e sua tabela de preços, calcular quantidades e descontos por regra, montar o documento, enviar, registrar o envio e acompanhar dois dias depois. Só uma coisa exige critério: o preço de exceção.
Por que se perdem orçamentos que tinham bom preço?
Porque chegam tarde. O primeiro a chegar define o quadro contra o qual todo o resto é lido, e o terceiro chega quando a conversa já seguiu sem ele. O preço decide entre os orçamentos que chegaram a tempo, não entre todos os que foram pedidos.
Onde está a demora de verdade?
Quase nunca no trabalho próprio. Está na repergunta: o pedido chegou sem um dado, alguém escreve para pedir, e o relógio para até o cliente responder. Esse trecho não depende de você e costuma durar mais do que todo o resto junto. Por isso o movimento útil é pedir no primeiro minuto, não duas horas depois.
Cristian Pereyra · Co-fundador · Engenharia, StudioChat
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