Ferramenta
Um orçamento, de ponta a ponta
Quantos orçamentos pedem por mês, quantos minutos leva montar cada um, quanto custa a hora de quem monta, que porcentagem sai com um preço velho e quanto custa esse erro. Abaixo, o mesmo orçamento com um agente: onde ele entra, o que faz em cada passo e o que fica para uma pessoa.
Um orçamento, de ponta a ponta
- quem faz é o agente
- quem faz é uma pessoa
- sempre uma pessoa
os passos do orçamento
- Ler o pedido e ver o que faltaEmail e chat
Lê o pedido assim que entra, a qualquer hora, e detecta que dado impede orçar antes de alguém abrir.
- Pedir o dado que falta na horaEmail e chat
Escreve no minuto um em vez de duas horas depois, que é o único trecho do prazo que dá para encurtar de verdade.
- Identificar a conta e sua tabelaClientes
Resolve de que conta veio e que tabela de preços vale, com a bonificação vigente.
- Calcular quantidades e descontosPreços
Aplica as regras de desconto por volume sobre o pedido inteiro, não linha a linha, que é onde os erros acontecem.
- Montar o documentoDocumento
Gera o orçamento no formato de sempre, com as condições certas e o prazo de entrega que sai do estoque.
- Enviar e registrarERP
Manda pelo canal em que o cliente escreveu e registra, com data, para o acompanhamento existir.
- Acompanhar dois dias depoisEmail e chat
Volta a escrever incorporando o que aconteceu, que é o passo abandonado quando há orçamentos novos esperando.
- Decidir o preço de exceçãoPreços
Quando o preço que sai da regra não é o que convém oferecer, quem decide é uma pessoa, com todo o resto já montado.
Hoje são 70 horas por mês e 12 orçamentos que chegam tarde ou saem errado. Entre o tempo e os que não foram discutidos, USD 1.320 por mês.
Com o agente segurando 7 dos 7 passos, sobram 4 horas e USD 66.
A diferença são USD 1.254 por mês, USD 15.048 por ano.
E 36% dessa diferença não é tempo: são os orçamentos que entraram na conversa em vez de chegar quando já havia decisão tomada.
Do que uma pessoa ainda faz, o passo que mais pesa é: Decidir o preço de exceção.
Os cinco números são seus. A divisão dos minutos entre os passos é nossa, tirada de como se faz à mão. A suposição do cálculo: o orçamento que chega tarde ou com erro cai na mesma proporção em que os passos mecânicos deixam de esperar alguém ter tempo.
Este objeto é a metade interativa de um artigo: Montar um orçamento são oito passos e sete não precisam de critério