Cadastrar um fornecedor: dez documentos, quatro áreas e ninguém olhando o relógio
Quanto custa o processo que circula, quanto custa o documento vencido que ninguém viu, e o que um agente verifica em cada passo do cadastro.
Iván Itzcovich
Co-fundador
Um fornecedor novo manda dez documentos. A partir daí começa um percurso que ninguém cronometrou.
Compras olha os seus e pede mais dois. O jurídico aponta uma assinatura. Impostos detecta uma certidão vencida. Finanças quer os dados bancários em outro formato. Cada apontamento sai por email, o fornecedor vê no dia seguinte, corrige na segunda, e a área olha na terça.
Quatro áreas, uma caixa de entrada, e um fornecedor perguntando pela terceira vez quando pode faturar.
O custo não é revisar, é recomeçar
Se você cronometra cada revisão, são minutos. Se cronometra o cadastro inteiro, são semanas. A diferença toda está nos espaços vazios.
E esse percurso tem uma propriedade que quase ninguém calculou: a quantidade de erros não manda. Manda como as revisões estão distribuídas. Três documentos apontados pela mesma área custam uma volta. Os mesmos três apontados por três áreas diferentes custam três.
O erro mais caro é outro e é o mais silencioso: a certidão que estava válida quando foi subida e venceu enquanto o processo circulava. Esse processo começou correto e virou incorreto sem ninguém tocar em nada, e a volta que gera é a pior de todas, porque o fornecedor já tinha feito tudo certo.
O mesmo processo, hoje e com um agente
Um cadastro de fornecedor, de ponta a ponta
- quem faz é o agente
- quem faz é uma pessoa
- sempre uma pessoa
os passos do cadastro
- Receber os documentos e acusarPortal ou email
Recebe por onde o fornecedor manda, email incluído, e confirma na hora o que chegou e o que falta.
- Verificar formato e validadePortal ou email
Confere que cada documento é do tipo pedido, está completo, assinado onde deve e não vencido, e devolve todos os apontamentos juntos.
- Cruzar dados entre documentosPortal ou email
Confirma que razão social, número fiscal e endereço dizem a mesma coisa nos dez, que é o que uma pessoa não detecta olhando um por vez.
- Validar o número fiscal no cadastro públicoCadastro fiscal
Consulta o cadastro e confirma que a condição declarada é a real, antes de o processo avançar.
- Arquivar o processoO processo
Guarda cada documento na pasta e com o nome que a empresa usa, para aparecer quando for preciso.
- Criar o cadastro no mestreMestre do ERP
Escreve o fornecedor no sistema com os dados já validados, pelo mesmo caminho dos cadastros de sempre.
- Vigiar os vencimentosO processo
Olha todas as datas todos os dias e pede a renovação antes de vencer, que é a tarefa que ninguém faz à mão.
- Aceitar uma exceçãoMestre do ERP
O fornecedor do exterior sem a certidão local, a empresa em constituição. Quem decide é a área responsável, sobre um processo já limpo.
Hoje são 70 horas por mês e 12 cadastros que ficam com algo errado. Entre o tempo e o custo de descobrir depois, USD 1.320 por mês.
Com o agente segurando 7 dos 7 passos, sobram 4 horas e USD 66.
A diferença são USD 1.254 por mês, USD 15.048 por ano.
E 36% dessa diferença não é tempo: são os fornecedores cadastrados com um documento vencido ou um dado que não bate.
Do que uma pessoa ainda faz, o passo que mais pesa é: Aceitar uma exceção.
Os cinco números são seus. A divisão dos minutos entre os passos é nossa, tirada de como se faz à mão. A suposição do cálculo: o erro que nasce de revisar documentos um por vez e tarde cai na mesma proporção em que essa revisão deixa de ser manual.
Deixe ligada só a verificação de formato e desligue o resto. É a implementação mais comum e a de melhor retorno pelo pouco que custa: a maioria dos apontamentos é de formato, e devolver todos juntos no momento do envio tira de circulação quase todas as voltas.
Este objeto também tem página própria, caso queira mandar só ela.
O que o agente faz que uma pessoa não consegue
Devolve todos os apontamentos juntos. Não por revisar melhor, e sim por revisar os dez documentos ao mesmo tempo. As quatro áreas deixam de ser quatro voltas e viram uma tela.
Cruza dados entre documentos. Que a razão social do contrato social bata com a da certidão fiscal e com a da carta do banco é algo que uma pessoa não detecta olhando um por vez.
Olha os vencimentos todos os dias. É uma tarefa que não faz sentido atribuir a ninguém e que, mesmo assim, é a que produz o erro mais caro do processo.
O que continua sendo de uma pessoa
A exceção. O fornecedor do exterior sem a certidão local, a empresa em constituição, o pequeno contribuinte acima do limite da categoria que declarou.
Esses casos precisam que alguém da área responsável diga sim ou não, e essa decisão carrega consequências que o agente não carrega. O que muda é que a área decide sobre um processo já limpo, em vez de gastar o tempo achando erros de formato.
Como se implementa
Por etapas, e a primeira não toca no circuito.
Etapa um: verificação de formato no momento do envio. O fornecedor sobe e recebe os apontamentos na hora. Nada mais. Só isso já tira a maioria das voltas.
Etapa dois: o cruzamento entre documentos e a validação no cadastro público.
Etapa três: o acompanhamento de vencimentos, que não é parte do cadastro e sim da manutenção, e é a que deixa mais valor sustentado.
Etapa quatro, se chegar: a proposta de decisão para os casos de exceção. Essa exige que as regras estejam escritas, e na maioria das empresas não estão.
O que medir
Quantos dias passam entre o fornecedor mandar o primeiro documento e ficar liberado para faturar.
Quantas voltas teve o processo médio, que é o número que explica o anterior.
E quantos fornecedores ativos têm hoje um documento vencido no processo. Esse número quase ninguém tem, e a primeira vez que é medido costuma ser o argumento mais forte para fazer o projeto.
Perguntas frequentes
O que um agente de IA verifica num cadastro de fornecedor?
Que cada documento esteja completo e seja do tipo pedido, que o número fiscal coincida com o declarado e com o cadastro público, que razão social e endereço digam a mesma coisa nos dez documentos, que nenhuma data de validade tenha passado, e que as assinaturas estejam onde o formato espera. Tudo isso é verificação sem critério: existe uma resposta certa e ela é a mesma para todos.
Por que o processo leva semanas se cada revisão dura minutos?
Porque o tempo não vai para dentro das revisões, vai entre uma e a seguinte. Cada área que verifica no fim pode devolver o processo uma vez, e cada devolução é um email, uma espera e um fornecedor que vê no dia seguinte. Três documentos apontados por três áreas diferentes custam três voltas completas.
E uma certidão que vence enquanto o processo circula?
É o caso mais caro e o menos visível. O fornecedor subiu certo e venceu esperando, então o processo começa correto e vira incorreto sem ninguém tocar em nada. Um agente consegue olhar todas as datas de validade todos os dias e pedir a renovação antes, que é uma tarefa que ninguém vai fazer à mão.
Iván Itzcovich · Co-fundador, StudioChat
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