Ferramenta
Um cadastro de fornecedor, de ponta a ponta
Quantos cadastros há por mês, quantos minutos cada um leva de ponta a ponta, quanto custa a hora de quem gerencia, que porcentagem fica incompleto e quanto custa voltar atrás. Abaixo, o mesmo cadastro com um agente: onde ele entra, o que faz em cada passo e o que fica para uma pessoa.
Um cadastro de fornecedor, de ponta a ponta
- quem faz é o agente
- quem faz é uma pessoa
- sempre uma pessoa
os passos do cadastro
- Receber os documentos e acusarPortal ou email
Recebe por onde o fornecedor manda, email incluído, e confirma na hora o que chegou e o que falta.
- Verificar formato e validadePortal ou email
Confere que cada documento é do tipo pedido, está completo, assinado onde deve e não vencido, e devolve todos os apontamentos juntos.
- Cruzar dados entre documentosPortal ou email
Confirma que razão social, número fiscal e endereço dizem a mesma coisa nos dez, que é o que uma pessoa não detecta olhando um por vez.
- Validar o número fiscal no cadastro públicoCadastro fiscal
Consulta o cadastro e confirma que a condição declarada é a real, antes de o processo avançar.
- Arquivar o processoO processo
Guarda cada documento na pasta e com o nome que a empresa usa, para aparecer quando for preciso.
- Criar o cadastro no mestreMestre do ERP
Escreve o fornecedor no sistema com os dados já validados, pelo mesmo caminho dos cadastros de sempre.
- Vigiar os vencimentosO processo
Olha todas as datas todos os dias e pede a renovação antes de vencer, que é a tarefa que ninguém faz à mão.
- Aceitar uma exceçãoMestre do ERP
O fornecedor do exterior sem a certidão local, a empresa em constituição. Quem decide é a área responsável, sobre um processo já limpo.
Hoje são 70 horas por mês e 12 cadastros que ficam com algo errado. Entre o tempo e o custo de descobrir depois, USD 1.320 por mês.
Com o agente segurando 7 dos 7 passos, sobram 4 horas e USD 66.
A diferença são USD 1.254 por mês, USD 15.048 por ano.
E 36% dessa diferença não é tempo: são os fornecedores cadastrados com um documento vencido ou um dado que não bate.
Do que uma pessoa ainda faz, o passo que mais pesa é: Aceitar uma exceção.
Os cinco números são seus. A divisão dos minutos entre os passos é nossa, tirada de como se faz à mão. A suposição do cálculo: o erro que nasce de revisar documentos um por vez e tarde cai na mesma proporção em que essa revisão deixa de ser manual.
Este objeto é a metade interativa de um artigo: Cadastrar um fornecedor: dez documentos, quatro áreas e ninguém olhando o relógio