Ferramenta
Um mês de conciliação, de ponta a ponta
Quantas liquidações entram por mês, quantos minutos cada uma leva, quanto custa a hora de quem concilia, que porcentagem fica com uma diferença sem explicação e quanto custa achá-la. Abaixo, o mesmo mês com um agente: onde ele entra, o que faz em cada passo e o que fica para uma pessoa.
Um mês de conciliação, de ponta a ponta
- quem faz é o agente
- quem faz é uma pessoa
- sempre uma pessoa
os passos do fechamento
- Baixar os três arquivos do mêsAdquirente
Entra em cada portal, baixa liquidação e extrato, exporta os comprovantes e deixa tudo no mesmo formato todo mês.
- Cruzar as três fontesERP
Pareia comprovante, liquidação e extrato por número de autorização e data, e fecha tudo o que concilia sozinho.
- Classificar cada diferençaERP
Coloca cada diferença numa das cinco causas conhecidas (taxa, parcelamento, chargeback, retenção, data) e anexa a evidência que sustenta a classificação.
- Achar o comprovante que explicaComprovantes
Vai buscar o comprovante original, a nota de crédito ou o movimento bancário, em vez de alguém procurar à mão.
- Propor o lançamentoERP
Deixa o lançamento montado contra a conta certa, pronto para alguém aprovar.
- Redigir a contestação à adquirenteAdquirente
Escreve a contestação com o detalhe da transação e a evidência anexada, que é o que hoje não se faz por falta de tempo.
- Aceitar, contestar ou ajustarERP
Quem decide é uma pessoa, mas sobre diferenças já explicadas e com a contestação escrita. Deixa de ser um projeto e vira um sim ou um não.
Hoje são 70 horas por mês e 12 diferenças fechadas errado. Entre o tempo e as correções, USD 1.320 por mês.
Com o agente segurando 6 dos 6 passos, sobram 4 horas e USD 66.
A diferença são USD 1.254 por mês, USD 15.048 por ano.
E 36% dessa diferença não é tempo: são as diferenças mal fechadas que deixam de chegar ao balanço.
Do que uma pessoa ainda faz, o passo que mais pesa é: Aceitar, contestar ou ajustar.
Os cinco números são seus. A divisão dos minutos entre os passos é nossa, tirada de como se faz à mão. A suposição do cálculo, que vale discutir: o erro que nasce de cruzar à mão cai na mesma proporção em que esse cruzamento deixa de ser manual.
Este objeto é a metade interativa de um artigo: Conciliar cartões: três documentos, quatro telas e um fechamento que não espera