Ferramenta
Um horário que vaga, de ponta a ponta
Quantos horários há por mês, quantos minutos leva confirmar cada um, quanto custa a hora de quem liga, que porcentagem fica vazia e quanto vale essa hora perdida. Abaixo, o mesmo horário com um agente: onde ele entra, o que faz em cada passo e o que fica para uma pessoa.
Um horário que vaga, de ponta a ponta
- quem faz é o agente
- quem faz é uma pessoa
- sempre uma pessoa
os passos do atendimento
- Mandar a confirmação com tempoWhatsApp
Sai com a antecedência necessária para preencher o horário, não a que veio por padrão no lembrete.
- Ler a resposta e entenderWhatsApp
Entende o quinta não dá mas sexta sim, que é um dado muito melhor que um cancelamento, porque não libera um horário: move um.
- Liberar o horário na agendaAgenda
Libera na hora, não quando alguém passa pelo sistema à tarde.
- Oferecer à lista de esperaLista de espera
Escreve à lista em ordem, com prazo curto de resposta, e passa ao seguinte quando não respondem. É o passo que à mão nunca acontece.
- Remarcar quem pediu outro diaAgenda
Propõe os espaços reais da agenda e confirma o novo horário sem ninguém precisar olhar uma grade.
- Registrar o atendimento para faturarFaturamento
Deixa registrado o que foi feito e para quem, que é onde se perde dinheiro quando o dia foi intenso.
- Decidir se cobra a faltaFaturamento
Cobrar ou perdoar um horário perdido é uma decisão comercial sobre uma relação. Quem toma é uma pessoa.
Hoje são 70 horas por mês de gestão e 12 horários que ficam vazios. Entre o tempo e os lugares perdidos, USD 1.320 por mês.
Com o agente segurando 6 dos 6 passos, sobram 4 horas e USD 66.
A diferença são USD 1.254 por mês, USD 15.048 por ano.
E 36% dessa diferença não é tempo: são os horários que voltam a ser ocupados porque alguém os ofereceu cinco minutos depois.
Do que uma pessoa ainda faz, o passo que mais pesa é: Decidir se cobra a falta.
Os cinco números são seus. A divisão dos minutos entre os passos é nossa, tirada de como se faz à mão. A suposição do cálculo: o horário que fica vazio cai na mesma proporção em que confirmar e remarcar deixam de depender de alguém ter tempo.
Este objeto é a metade interativa de um artigo: O horário que vaga às nove e fica vazio porque ninguém teve tempo de oferecer