--- title: "Receber pedidos por WhatsApp com um agente de IA" description: "Quanto custa lançar pedidos à mão, quanto custa o pedido lançado errado, e o que um agente faz em cada passo até a confirmação sair." url: https://studiochat.io/pt/blog/tomar-pedidos-por-whatsapp locale: pt translations: { en: https://studiochat.io/blog/tomar-pedidos-por-whatsapp.md, es: https://studiochat.io/es/blog/tomar-pedidos-por-whatsapp.md } site: https://studiochat.io --- [ Voltar ao blog](/pt/blog) A mensagem chega às nove da manhã: "me manda 3 caixas das de 500 e 2 da outra, o de sempre". Entender isso é a parte fácil. O que vem depois é o trabalho. É preciso saber de que conta é quem escreve. É preciso achar que tabela de preços vale para ele, e se tem alguma bonificação negociada. É preciso ver se há estoque e para quando. É preciso olhar se tem crédito disponível ou se está em atraso. E só então o pedido pode ser escrito no sistema. Cinco sistemas, e na maioria das empresas uma só pessoa abrindo cinco abas. ## [O custo não é lançar o pedido, é o pedido lançado errado](#o-custo-nao-e-lancar-o-pedido-e-o-pedido-lancado-errado) Pergunte a quem faz quanto tempo leva e vai dizer que poucos minutos. E é verdade, quando dá tudo certo. O problema é quando não dá, porque o erro neste processo não é detectado na hora. É detectado tarde e fora. O pedido com a tabela antiga sai, é entregue e é faturado. É descoberto quando o cliente reclama, e aí custa uma nota de crédito, um refaturamento e uma conversa que ninguém queria ter. O pedido contra estoque que não existia é descoberto no depósito, com o caminhão carregado. O pedido de um cliente em atraso é descoberto na cobrança, um mês depois. Cada um desses erros nasce no mesmo lugar: alguém olhou uma tela e digitou em outra, rápido, porque havia mais doze mensagens esperando. ## [O mesmo pedido, hoje e com um agente](#o-mesmo-pedido-hoje-e-com-um-agente) Um pedido por mensagem, de ponta a ponta * quem faz é o agente * quem faz é uma pessoa * sempre uma pessoa os passos do pedido * quem faz é o agenteLer o pedido e entender WhatsApp Lê a mensagem com abreviações, sem unidades e com o de sempre dentro, e transforma em linhas de produto e quantidade. * quem faz é o agenteIdentificar a conta Clientes Resolve de que conta é o número que escreve, que nem sempre é o contato cadastrado no sistema. * quem faz é o agenteResolver o preço daquela conta Preços Busca a tabela aplicável, aplica os descontos por volume sobre o pedido inteiro e usa a bonificação vigente, não a do ano passado. * quem faz é o agenteVerificar estoque e data Estoque Consulta disponibilidade real e responde para quando dá para entregar, em vez de prometer e avisar depois. * quem faz é o agenteVerificar o crédito disponível ERP Olha o saldo e a situação da conta antes de confirmar, que é o controle hoje pulado quando há correria. * quem faz é o agenteEscrever o pedido no sistema ERP Lança o pedido pelo mesmo caminho dos pedidos de sempre, com as mesmas validações, e devolve a confirmação no chat. * sempre uma pessoaAutorizar uma exceção de preço Preços Quando o preço que sai da regra não é o que convém oferecer, quem decide é uma pessoa. O agente chega com todo o resto resolvido. Pedidos por mês que chegam por mensagem: 300 Minutos que um pedido leva hoje, de ponta a ponta: 14,0 Custo por hora de quem lança: USD 12 Percentual que sai com algum erro: 4% O que custa um pedido lançado errado: USD 40 Hoje são 70 horas por mês e 12 pedidos que saem com algum erro. Entre o tempo e as correções, USD 1.320 por mês. Com o agente segurando 6 dos 6 passos, sobram 4 horas e USD 66. A diferença são USD 1.254 por mês, USD 15.048 por ano. E 36% dessa diferença não é tempo: são as notas de crédito, os caminhões carregados errado e as vendas a contas em atraso que deixam de acontecer. Do que uma pessoa ainda faz, o passo que mais pesa é: Autorizar uma exceção de preço. Os cinco números são seus. A divisão dos minutos entre os passos é nossa, tirada de como se faz à mão. A suposição do cálculo: o erro que nasce de copiar um dado de uma tela para outra cai na mesma proporção em que essa cópia deixa de ser manual. Vale desligar o passo do preço e deixar o resto ligado. É como fica a maioria das implementações que param no meio do caminho, e aparece no número: o pedido continua esperando uma pessoa, então o tempo total quase não cai. Este objeto também tem [página própria](/pedidos-com-um-agente), caso queira mandar só ela. ## [O que o agente faz que uma pessoa não consegue](#o-que-o-agente-faz-que-uma-pessoa-nao-consegue) **Consulta os cinco sistemas no mesmo segundo.** Uma pessoa abre uma aba por vez e o pedido anda no ritmo dessa sequência. Um agente pergunta preço, estoque e crédito ao mesmo tempo e responde antes de o cliente trocar de tela. **Nunca pula o controle de crédito.** Não por ser mais responsável, e sim por não ter pressa. O controle que se pula quando há doze mensagens esperando é exatamente o que previne a venda que depois não se cobra. **Usa sempre a tabela vigente.** Não lembra a do mês passado, não aplica de memória a bonificação negociada ano passado e não confunde duas contas do mesmo grupo. ## [O que continua sendo de uma pessoa](#o-que-continua-sendo-de-uma-pessoa) A exceção de preço, e vale deixar claro desde o começo. Quando o preço que sai da regra não é o preço que convém oferecer, isso é critério comercial com consequências. O agente chega até ali com todo o resto resolvido e deixa a decisão servida. E o cliente novo, que não tem conta, nem tabela, nem crédito, nem histórico. Ali as cinco perguntas ficam sem resposta ao mesmo tempo e ainda não há o que automatizar. ## [Como se implementa](#como-se-implementa) De trás para frente, que é o contrário do que parece. Primeiro o preço: é preciso poder responder que preço vale para uma conta sem uma pessoa no meio. Se isso não for possível, nada do resto serve. Depois estoque e crédito, que são consultas somente leitura e se resolvem com uma visão intermediária se o ERP não tiver API. Por último a escrita do pedido, e no começo em modo rascunho: o agente monta completo e uma pessoa confirma. A confirmação sai por tipo de pedido, não por cliente, começando pelo pedido repetido de catálogo com estoque e dentro do crédito. ## [O que medir](#o-que-medir) Quantos minutos passam entre a mensagem chegar e a confirmação sair. Que percentual dos rascunhos é confirmado sem nenhuma alteração, que é o número que autoriza soltar. E quantas notas de crédito foram emitidas por pedidos lançados errado. Esse é o que traduz o projeto em dinheiro e quase ninguém está medindo hoje. Perguntas frequentes ### O que um agente de IA faz ao receber um pedido por WhatsApp? Lê a mensagem mesmo com abreviações e sem unidades, identifica de que conta veio, resolve o preço que vale para aquela conta com seus descontos, verifica estoque e data de entrega, consulta o crédito disponível e escreve o pedido no sistema. O que não faz é autorizar uma exceção de preço, que é decisão comercial. ### Quanto custa um pedido lançado errado? Muito mais do que os minutos de lançá-lo. Um pedido com a tabela de preços errada sai, é entregue e é faturado. É descoberto quando o cliente reclama: nota de crédito, refaturamento e uma conversa. Um pedido contra estoque que não existe é descoberto no depósito, com o caminhão carregado. Por isso o custo do erro pesa mais do que o custo do tempo. ### Dá para fazer sem trocar o ERP? Sim. O agente não precisa morar dentro do ERP: precisa consultar contas, tabelas de preços, estoque e crédito, e escrever o pedido pelo mesmo caminho dos pedidos de sempre. Quando o ERP não tem API, uma visão somente leitura que se atualiza sozinha resolve as consultas, e a escrita segue o caminho normal com as mesmas validações. Compartilhar [ X](https://x.com/intent/post?text=Um%20pedido%20por%20WhatsApp%20toca%20cinco%20sistemas%20antes%20de%20poder%20ser%20confirmado&url=https%3A%2F%2Fstudiochat.io%2Fpt%2Fblog%2Ftomar-pedidos-por-whatsapp) [ LinkedIn](https://www.linkedin.com/sharing/share-offsite/?url=https%3A%2F%2Fstudiochat.io%2Fpt%2Fblog%2Ftomar-pedidos-por-whatsapp) [ WhatsApp](https://wa.me/?text=Um%20pedido%20por%20WhatsApp%20toca%20cinco%20sistemas%20antes%20de%20poder%20ser%20confirmado%20https%3A%2F%2Fstudiochat.io%2Fpt%2Fblog%2Ftomar-pedidos-por-whatsapp)Copiar link Cristian Pereyra Cristian Pereyra · Co-fundador · Engenharia, StudioChat Quer ver agentes assim trabalhando para a sua equipe? [Fale conosco agora](https://cal.com/studiochat)