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title: "Automatizar orçamentos com um agente de IA"
description: "Quanto custa orçar à mão, quanto custa o orçamento que chega em terceiro, e o que um agente faz em cada passo até o documento sair."
url: https://studiochat.io/pt/blog/cotizar-sin-demorar-tres-dias
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Entra um pedido de orçamento numa terça às dez.

Para responder é preciso ler e ver se está completo, o que quase nunca está. É preciso escrever ao cliente pedindo o que falta. É preciso esperar. É preciso identificar a conta e achar que tabela de preços vale. Calcular quantidades e descontos. Montar o documento, enviar, anotar que foi enviado e voltar a escrever dois dias depois se não responder.

Oito passos. Sete não precisam de critério nenhum.

## [O custo não é montar o documento, é chegar em terceiro](#o-custo-nao-e-montar-o-documento-e-chegar-em-terceiro)

O trabalho próprio de um orçamento é limitado e quase todo mundo faz rápido.

A demora está em outro lugar, e é um lugar incômodo: a repergunta. O pedido chegou sem um dado, alguém escreve para pedir, e o relógio para até o cliente responder. Esse trecho não depende de você, costuma durar mais do que todo o resto junto, e começa tarde: não quando o pedido chegou, e sim quando alguém teve tempo de abrir e perceber que faltava algo.

E o custo de chegar tarde não se parece com os outros custos deste blog. Não é uma correção nem retrabalho: é um orçamento que não foi discutido. Ninguém recusou por caro. Chegou quando a conversa já tinha seguido.

## [O mesmo orçamento, hoje e com um agente](#o-mesmo-orcamento-hoje-e-com-um-agente)

Um orçamento, de ponta a ponta

* quem faz é o agente
* quem faz é uma pessoa
* sempre uma pessoa

os passos do orçamento

* quem faz é o agenteLer o pedido e ver o que falta Email e chat 
Lê o pedido assim que entra, a qualquer hora, e detecta que dado impede orçar antes de alguém abrir.
* quem faz é o agentePedir o dado que falta na hora Email e chat 
Escreve no minuto um em vez de duas horas depois, que é o único trecho do prazo que dá para encurtar de verdade.
* quem faz é o agenteIdentificar a conta e sua tabela Clientes 
Resolve de que conta veio e que tabela de preços vale, com a bonificação vigente.
* quem faz é o agenteCalcular quantidades e descontos Preços 
Aplica as regras de desconto por volume sobre o pedido inteiro, não linha a linha, que é onde os erros acontecem.
* quem faz é o agenteMontar o documento Documento 
Gera o orçamento no formato de sempre, com as condições certas e o prazo de entrega que sai do estoque.
* quem faz é o agenteEnviar e registrar ERP 
Manda pelo canal em que o cliente escreveu e registra, com data, para o acompanhamento existir.
* quem faz é o agenteAcompanhar dois dias depois Email e chat 
Volta a escrever incorporando o que aconteceu, que é o passo abandonado quando há orçamentos novos esperando.
* sempre uma pessoaDecidir o preço de exceção Preços 
Quando o preço que sai da regra não é o que convém oferecer, quem decide é uma pessoa, com todo o resto já montado.

Pedidos de orçamento por mês: 300

Minutos de trabalho próprio por orçamento: 14,0

Custo por hora de quem orça: USD 12

Percentual que chega tarde ou sai com erro: 4%

O que vale um orçamento que não foi discutido: USD 40

Hoje são 70 horas por mês e 12 orçamentos que chegam tarde ou saem errado. Entre o tempo e os que não foram discutidos, USD 1.320 por mês.

Com o agente segurando 7 dos 7 passos, sobram 4 horas e USD 66.

A diferença são USD 1.254 por mês, USD 15.048 por ano.

E 36% dessa diferença não é tempo: são os orçamentos que entraram na conversa em vez de chegar quando já havia decisão tomada.

Do que uma pessoa ainda faz, o passo que mais pesa é: Decidir o preço de exceção.

Os cinco números são seus. A divisão dos minutos entre os passos é nossa, tirada de como se faz à mão. A suposição do cálculo: o orçamento que chega tarde ou com erro cai na mesma proporção em que os passos mecânicos deixam de esperar alguém ter tempo.

Deixe ligado só o segundo passo, pedir o dado que falta na hora, e desligue todo o resto. É a implementação mais barata que existe e move o prazo mais do que acelerar o trabalho próprio, porque ataca o único trecho que realmente pesa.

Este objeto também tem [página própria](/cotacoes-com-um-agente), caso queira mandar só ela.

## [O que o agente faz que uma pessoa não consegue](#o-que-o-agente-faz-que-uma-pessoa-nao-consegue)

**Lê o pedido às onze da noite.** A repergunta que sai quando o pedido entra, em vez de quando alguém abre o email, tira meio dia do prazo sem ninguém trabalhar mais rápido.

**Acompanha os orçamentos antigos.** O acompanhamento de dois dias é exatamente o que se abandona quando há orçamentos novos esperando, e é onde está metade do fechamento.

**Usa a tabela vigente e calcula o desconto sobre o pedido inteiro.** Dois erros comuns, os dois por correria, os dois caros: um é descoberto quando o cliente compara e o outro quando chega a nota.

## [O que continua sendo de uma pessoa](#o-que-continua-sendo-de-uma-pessoa)

Uma coisa só: o preço de exceção. Quando o preço que sai da regra não é o preço que convém oferecer, isso é critério comercial e é exatamente o trabalho pelo qual o time existe.

E o escopo quando o pedido é ambíguo. "Preciso de orçamento para 500 unidades" não diz se inclui frete, se aceita entrega parcial nem se a produção aguenta o prazo. Um agente que escolhe uma interpretação e orça sobre ela produz um orçamento rápido e errado, que é pior do que um lento.

## [Como se implementa](#como-se-implementa)

A primeira coisa é separar duas categorias com a pessoa que orça hoje: o que dá para calcular com uma regra escrita, e o que não dá. Essa conversa leva uma tarde e costuma revelar que o percentual calculável é mais alto do que o time acredita.

Depois, a ordem: detecção do que falta e repergunta primeiro, que é o mais barato e o que mais move. Montagem do documento segundo. Envio e acompanhamento terceiro.

Com o tempo, o que estava na cabeça de alguém vai sendo escrito, porque toda exceção que se repete vira uma regra. Esse é o efeito colateral mais valioso do projeto e nunca está no plano.

## [O que medir](#o-que-medir)

O prazo, medido da entrada do pedido até a saída do orçamento, e lido por percentil e não por média. A média esconde a cauda, e o que se perde são os dez por cento mais lentos.

Que percentual dos pedidos chegou completo, que é o número que explica o prazo.

E a taxa de resposta à repergunta dentro de duas horas, que é o único trecho que não depende de você e o que mais melhora pedindo no momento certo.

Perguntas frequentes

### Que parte de um orçamento um agente de IA monta?

Consegue ler o pedido e detectar o que falta, pedir esse dado na hora em vez de duas horas depois, identificar a conta e sua tabela de preços, calcular quantidades e descontos por regra, montar o documento, enviar, registrar o envio e acompanhar dois dias depois. Só uma coisa exige critério: o preço de exceção.

### Por que se perdem orçamentos que tinham bom preço?

Porque chegam tarde. O primeiro a chegar define o quadro contra o qual todo o resto é lido, e o terceiro chega quando a conversa já seguiu sem ele. O preço decide entre os orçamentos que chegaram a tempo, não entre todos os que foram pedidos.

### Onde está a demora de verdade?

Quase nunca no trabalho próprio. Está na repergunta: o pedido chegou sem um dado, alguém escreve para pedir, e o relógio para até o cliente responder. Esse trecho não depende de você e costuma durar mais do que todo o resto junto. Por isso o movimento útil é pedir no primeiro minuto, não duas horas depois.

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Cristian Pereyra

Cristian Pereyra · Co-fundador · Engenharia, StudioChat

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